Zelf een document of formulier installeren voor uw Output

Team RealXS ontwikkelde een Document Generator and Distributor (DGD)
Dat werkt als volgt:
Stap 1: U ontwerpt één of meer documenten (Offerte, Polisblad, Aanhangsel, Factuur, etc.) in Microsoft-Word, inclusief logo’s, etc.
Stap 2: U vult de digitale documenten met de tekstblokken die u daarop standaard wil afdrukken.
Stap 3: U voorziet elk document tevens van alle denkbare variabelen, waardoor het systeem weet welke informatie u op die plaats wil afdrukken. Denk aan n.a.w. van de klant, lijst van verzekerde personen, opgave van de verzekerde objecten, de premie-calculatie, de clausules, etc. (U krijgt uiteraard hiervoor een handleiding)
Stap 4: Nadat u het Word-document aan het systeem heeft aangeboden, wordt het gecontroleerd op volledigheid.
Stap 5: Indien het document correct is, wordt het opgenomen in het systeem als ‘Template’

“Thats all there is to the registration of a document at RealXS”. 

Voor een export van bijvoorbeeld een Excel-bestand ‘Rekening-Courant Debiteuren’ of een ‘Loss/Ratio Rapport’, geldt exact hetzelfde.
U ontwerpt in het systeem een lay-out, inclusief de benodigde variabelen en u biedt het aan als ‘Template’. 

Document in de praktijk:
Voorbeeld: u biedt het systeem een opdracht aan waardoor Real-Access een aanhangsel moet vervaardigen.
Het systeem weet, op basis van het gekozen proces, welk ‘Template’ voor deze specifieke opdracht toegepast moet worden.

Voor het produceren van een b.v. een polis-aanhangsel in PDF, dan wordt het ‘Template’ opgehaald en alle variabelen worden automatisch gevuld. Dit gebeurt dus volgens de opmaak die u vooraf heeft gedefinieerd.
De opmaak kan per polis verschillen. Real-Tekst is ontwikkeld om maatwerk te kunnen toepassen op polisdocumenten.

Concreet:
• Gewone Word-documenten zijn, met minimale aanpassingen, gewoon bruikbaar als template voor brieven,
polisbladen, facturen en andere correspondentie;
• Het werkt met opsommingen en ook bijvoorbeeld met clausuleteksten;
• De gebruiker beheert eenvoudig zelf de documenten en teksten, zolang dit zorgvuldig en gecontroleerd gebeurt desgewenst met minimale assistentie van OpenC;
• Binnen enkele seconden heeft u de documenten of correspondentie-set in de vorm van PDF-documenten, verzonden e/o
gearchiveerd;
• Medewerkers zijn veel minder tijd kwijt aan vervaardigen van offertes, polissen en andere documenten

Desgewenst kan OpenC het beheer van deze documenten voor uw onderneming verzorgen.

Aandachtspunt
• Zou Microsoft aanpassingen verrichten op de manier waarop een Word-document technisch wordt samengesteld, dan is mogelijk het gevolg dat reeds in gebruik zijnde documenten moeten worden vervangen.

Export in de praktijk:
Voorbeeld: in een applicatie kiest u voor een specifieke rapportage, zoals een loss-ratio, een overzicht openstaande vorderingen, geboekte wijzigingen of overzichten die een accountant wil hebben. Al dan niet als pdf of Excel.
Het systeem weet, op basis van het proces, welke ‘Template’ toegepast moet worden. Vervolgens vervaardigd Real-Access het gewenste bestand in .xlsx of .csv dat desgewenst via e-mail wordt verzonden en gearchiveerd.