Een "Frontoffice" en een "Backoffice"

De Backoffice is de feitelijke software die door RealXS-IT is ontwikkeld. Alle verwerking van data geschiedt dus in de backoffice. Alle opdrachten tot verwerking van prolongaties, incasso’s. Zo ook wijziging in producten, boekingen in het grootboek en alle zaken m.b.t. het samenstellen van de Saldi-balans, Balans en V&W worden door of in opdracht van uw onderneming uitgevoerd.

Keuze gemaakt:


Aanvraag indienen
Real-Access biedt adviseurs e/o hun klanten de mogelijkheid om voor een gekozen product digitaal een aanvraag in te dienen. Alleen de voor het product noodzakelijke gegevens moeten worden verstrekt. En alleen doelmatige vragen worden voorgelegd aan de klant.

Robot-acceptatie
Het uitbrengen van een offerte kan pas geschieden nadat er zekerheid bestaat over de acceptatie. In eerste instantie worden alle gegevens verwerkt in de Backoffice, zodat de door de aanbieder ingestelde robot-beoordeling kan worden toegepast. Aanvragen die buiten de boot vallen, worden voorgelegd aan een acceptant van de aanbieder.

Offerte maken
Is er sprake van acceptatie, dan wordt door de Backoffice een offerte opgesteld, alsmede een IPID (Insurance Product Information Document) op maat. Conform de Europese Richtlijnen.
Alleen in bijzondere gevallen, zal assistentie van een offerte-medewerker vereist zijn.

Offerte verzenden
De adviseur en de klant ontvangen per email:
- De offerte op naam
- De IPID op naam
- Een kopie van het digitale aanvraagformulier
Deze documenten worden ook opgeslagen in het archief van het offertedossier.

Wilsovereenstemming
Als de klant tevreden is met de ontvangen offerte, verstrekt hij opdracht tot het afsluiten van de verzekeringsovereenkomst.

Polisdocument
Vrijwel direct na het verstrekken van de opdracht, ontvangen adviseur en klant een email vanuit de Backoffice waarin:
- de Polis
- de factuur
- nogmaals een kopie van het digitale aanvraagformulier

Financiële afwikkeling
De Backoffice heeft dan de volgende zaken geregeld:
Een klanten-registratie, al dan niet verbonden aan een adviseur
Het offertedossier wordt omgezet in een polisdossier.
De factuur wordt geboekt en desgewenst automatisch geïncasseerd in termijnen
De factuur wordt geboekt in het grootboek van de aanbieder
De factuur wordt geboekt in de relevante sub-administratie debiteuren/crediteuren
De portefeuille van de adviseur wordt gekoppeld aan het polisdossier
De zaak is daarmee afgerond.