Over Incasseren en afrekenen in rekening courant
Alle geboekte facturen worden verwerkt op de rekening-courant van de partijen die iets zijn verschuldigd of aan wie iets is verschuldigd.
Tekeningsjaar/boekjaar
Een kopie van de factuur wordt opgeslagen in het digitale archief van uw onderneming. Zo is altijd te achterhalen welke bedragen in het verleden zijn geboekt, wanneer zij zijn verrekend en tot welk tekeningsjaar en boekjaar deze worden gerekend. In alle gevallen zijn beide jaren vastgelegd.
VOLDAAN/VERSCHULDIGD
Het boeken van premies of schades is wellicht de meest eenvoudige taak die een computersysteem verricht.
Veel moeilijker is het organiseren dat de incasso slaagt en dat duidelijk is dat de factuur is verrekend.
Zeker als er sprake is van de betaling van een saldo - bestaande uit een verzameling van premies, restituties, schades en/of kosten - ontstaat veelal een puzzel die moeilijk te leggen is.
Soms zelfs maken ontvangen of betaalde gelden eveneens deel uit van het saldo.
En dat saldo wijzigt vervolgens omdat nieuwe boekingen zijn uitgevoerd.
Het vergt een slim programma om zo een cluster van boekingen te verrekenen met één betaling.
Real-Acces Software is voorzien van zo’n slim programma.
Verrekenen
Het slim verrekenen van facturen wordt zowel toegepast voor debiteuren als voor crediteuren.
Betalingskenmerk:
Als er sprake is van een automatische incasso bij de contractant, kunnen incasso’s meteen als tegenboeking worden verwerkt op geboekte facturen.
Waar geen sprake is van automatische incasso, is het mogeljk de contractant te vragen het betalingskenmerk te vermelden.
Deze facturen worden vervolgens als “verrekend” op de rekening-courant verwerkt.
Saldo-betalingen
Is er sprake van een betaling in rekening courant, is het soms lastig de samenstelling van de betaalde facturen te achterhalen. Maar in principe is het mogelijk facturen handmatig te kenmerken als “verrekend”. Verrekende facturen worden
nog eenmalig op de rekening courant vermeld, zodat de wederpartij ook ziet dat verrekening heeft plaatsgevonden.
Maand/ kwartaalborderellen
Daar waar sprake is van (digitale) borderellen of kwartaalnota’s die aan verzekeraars ter hand worden gesteld, worden de
facturen gewaarmerkt als “verschuldigd”. Na betaling van het saldo, worden deze niet meer in de rekening-courant vermeld